Datenschutzerklärung

1 Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe der Datens

• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
• Betroffene Person: Jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Verarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatl;hrte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.
• Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.
• Empfänger: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden.

2 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

3 Cookies

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Speichertechnologien verwenden. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert oder von diesem ausgelesen werden.

Technisch notwendige Cookies werden eingesetzt, um grundlegende Funktionen, die Sicherheit, die Anmeldung, die Sitzungsverwaltung und die ordnungsgemäße Darstellung unserer Website zu ermöglichen.

Soweit nicht technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt deren Verwendung nur auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO bei technisch notwendigen Cookies sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bei einwilligungspflichtigen Cookies.

4 Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Websites und Onlineangebote können durchutomatisch folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Aufgerufene Seite oder Datei
• Übertragene Datenmenge
• HTTP-Statuscode
• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Endgeräts, soweit dieser übe

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Websier Systemsicherheit, zur Fehleranalyse sowie zur Erkennung und Abwehr missbräuchlicher oder schädlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

5 Registrierung

Wenn Sie sich als Geschäftskunde oder Geschäftspartner registrieren, verarbeiten wir insbesondere folgende Angaben:

• Firmenname
• Name des Ansprechpartners
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Geschäftliche Telefonnummer
• Rechnungs- und Geschäftsanschrift
• Zugangsdaten und Benutzerkonto
• Weitere freiwillig übermittelte Angaben

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die wage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO.

6 Newsletter

Sofern wir einen Newsletter anbieten, erfolgt die Anmeldung grundn-Verfahren. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sieum Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden.

Im Rahmen der Anmeldung können die E-Mail-Adresse, der Zeitpuml;tigung sowie die zur Anmeldung verwendete IP-Adresse verarbeitetwerden.

Diese Angaben dienen der Versendung des Newsletters sowie dem Nacß erteilten Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

7 Newsletter-Tracking

Unsere Newsletter können Zählpixel oder individualisierte Links enthalten, mit denen Öffnungs- und Klickraten ausgewertet werden.

Dadurch kann insbesondere festgestellt werden, ob eine Nachricht k angeklickt wurde.

Ein personenbezogenes Newsletter-Tracking erfolgt nur, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

8 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder auf einem anderen Kommunikationsweg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

• Name und Firmenname
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Inhalt und Zeitpunkt Ihrer Nachricht
• Vertrags-, Kunden- oder Projektdaten
• Von Ihnen übermittelte Dokumente und Anhänge

Bezieht sich die Anfrage auf einen Vertrag oder auf vorvertragliche Maßnahmen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

In anderen Fällen erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtiungsgemäßen Bearbeitung geschäftlicher Anfragengemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

9 Support- und Ticketsystem

Für die Bearbeitung von Support-, Service- und Projektanfragen betreiben wir unter der Domain techneo.support ein eigenes Ticketsystem mit Kundenportal.

Wenn Sie eine Anfrage über das Support-Widget, das Kundenportal oder per E-Mail an eine unserer Support-Adressen stellen, verarbeiten wir die dabei anfallenden personenbezogenen Daten zur Entgegennahme, Zuordnung, BeBeantwortung Ihres Anliegens.

Verarbeitete Daten

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und geschäftliche E-Mail-Adresse
• Firmenname, Kundennummer und weitere Angaben zur Zuordnung des Kundenkontos
• bei einer Registrierung im Kundenportal ein Passwort, das nicht eßlich in Form eines kryptografischen Hashwertes gespeichertwird
• Betreff, Inhalt und Verlauf Ihrer Anfrage sowie unsere Antworten
• Status, Priorität, Zuständigkeit und Bearbeitungsverlauf des Tickets
• freiwillig übermittelte Dateien, Screenshots und sonstige A
• technische Metadaten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browserinformationen sowie das betroffene Support-Postfach
• Informationen über versendete und empfangene E-Mail-Benachr

Automatischer Abruf von Support-E-Mails

An unsere Support-Postfächer gerichtete E-Mails werden automatisiert über das IMAP-Protokoll abgerufen und dem Ticketsystem beziehungsweise einem bestehenden Ticket zugeordnet.

Dabei werden insbesondere Absenderadresse, Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt, Zeitstempel, Nachrichtenkennungen und gegebenenfalls beigefügte Anhänge verarbeitet.

Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Entgegennahme und Zuordnung von Support- und Serviceanfragen
• Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens
• Kommunikation mit Kunden und Ansprechpartnern
• Dokumentation der Kommunikation und der erbrachten Leistungen
• Analyse und Behebung technischer Fehler und Störungen
• Nachvollziehbarkeit bereits durchgeführter Arbeiten und Lösungswege
• Qualitätssicherung und Verbesserung unserer Supportleistung
• Schutz des Ticketsystems vor Missbrauch und unberechtigten Zugriffen
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansp

Schutz vor Missbrauch

Die Verarbeitung von IP-Adressen und weiteren technischen Metadaten dient auch dem Schutz des Ticketsystems vor missbräuchlichen oder automatisierten Zugriffen.

Hierzu können insbesondere Spam- und Brute-Force-Schutz, die Begrenzung der Anfrage- und Anmeldehäufigkeit sowie temporäre oder dauerhafte Sperrlisten eingesetzt werden.

Rechtsgrundlagen

Steht Ihre Anfrage im Zusammenhang mit der Anbahnung, DurchfüVertrags, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Die Verarbeitung zur effizienten Organisation unseres Supports, zmmunikation sowie zum Schutz unserer Systeme vor Missbrauch erfolgtauf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere in einer effizKundenbetreuung, einem sicheren Betrieb des Ticketsystems, der Abwehr von Spam und Angriffen sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Dokumentations- oder Aufbewahrden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage vonArt. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO.

Einsatz einer KI-gestützten Textfunktion

Zur Formulierung, sprachlichen Verbesserung und Überarbeitung unserer Antworten können unsere Mitarbeiter optional eine KI-gestützte Textfunktion einsetzen.

Bei Verwendung dieser Funktion wird der jeweils zur Bearbeitung ausgewählte Antworttext an folgenden Dienstleister übermittelt:

Die Verarbeitung erfolgt über die kommerzielle Claude-API. Anthropic verarbeitet die übermittelten Daten im Rahmen der vereinbarten kommerziellen Bedingungen und des einbezogenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Die KI-Funktion wird ausschließlich zur Unterstützung unserer Mitarbeiter eingesetzt. Eine automatisierte Entscheidung über Ihr Anliegen findet nicht statt. Die von der KI vorgeschlagenen Texte werden vor ihrer Ver geprüft und können geändert oder verworfenwerden.

An Anthropic werden nur die Textbestandteile übermittelt, dichliche Bearbeitung erforderlich sind. Soweit möglich, werdennicht benötigte personenbezogene Daten vor der Übermittlung entfernt oder anonymisiert. Datei-Anhänge werden nicht automatisch an die KI-Funktion übermittelt, sofern dies nicht ausdrücklich für die Batenschutzrechtlich zulässig ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung einer vertragsbezogenen Anfrage erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer hen und qualitativ hochwertigen Kundenkommunikation.

Drittlandübermittlung

Bei der Nutzung der Claude-API können personenbezogene Datenon Amerika übermittelt und dort verarbeitet werden.

Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der mit Anthropic vereinbarten datenschutzrechtlichen Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln, soweit keine andere zulässige Rechtsgrundlage für die Drittland&u

Verwendung der Daten durch Anthropic

Nach den Bedingungen für kommerzielle Anthropic-Produkte werml;bermittelten Ein- und Ausgaben standardmäßig nicht zumTraining der allgemeinen KI-Modelle von Anthropic verwendet.

Abweichungen können insbesondere gelten, wenn Inhalte ausdr&l;bermittelt, für Trainingszwecke freigegeben oder aufgrundgesetzlicher oder sicherheitsbezogener Anforderungen verarbeitet werden.

Speicherdauer bei Anthropic

Anthropic löscht Ein- und Ausgaben der kommerziellen API nach den geltenden Standardbedingungen grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach Eingang beziehungsweise Erstellung.

Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn eine abweichende Vereinbarung besteht, die Speicherung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist oder Daten zur Erkennung und Abwehr eines Verstoßes gegen Nutznien benötigt werden.

Empfänger und Zugriffsberechtigung

Zugriff auf die im Ticketsystem gespeicherten Daten erhalten grunr und eingesetzte Fachkräfte, die diese Daten zur Bearbeitungdes jeweiligen Anliegens benötigen.

Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Verteitung der Anfrage erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtungbesteht, Sie eingewilligt haben oder eine andere datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt.

Speicherdauer und Löschung der Tickets

Ticket-Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Dokumentation der Kommunikation und zur Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen erforderlich ist.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach dem Inhalt des Tickets, dem zugrunde liegenden Vertrags- oder Geschäftsverhältnis sowie den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf der jeweils maßgeblichen Fristen werden die Tickets und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Pflichtenründe einer Löschung entgegenstehen.

Tickets können durch hierzu berechtigte Mitarbeiter gelöscht werden.

Speicherdauer von Sperrlisten

Einträge in Sperrlisten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erkennung und Abwehr weiterer Spam-, Betrugs- oder Missbrauchsversuche erforderlich ist.

Die Erforderlichkeit der weiteren Speicherung wird regelmä&sehr benötigte Einträge werden gelöscht.

10 Blog-Kommentare

Sofern auf unserer Website eine Kommentarfunktion angeboten wird, verarbeiten wir bei der Veröffentlichung eines Kommentars insbesondere:

• Inhalt des Kommentars
• Angegebenen Namen oder Benutzernamen
• Zeitpunkt der Veröffentlichung
• IP-Adresse
• Gegebenenfalls die angegebene Website oder E-Mail-Adresse

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Kommentarfunktion sowie zur Erkennung und Abwehr rechtswidriger, missbräuchlicher oder schädlicher Inhalte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

11 Löschung und Sperru

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Verjährungsfristen oder andere rechtlicheicherung verlangen.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist ab, werden die personenbezogenen Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen gelöscht, anonymisiert oder in ihrer kt.

Eine sofortige Löschung kann insbesondere ausgeschlossen sein, wenn die Daten noch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche benö

12 Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen nach Maßgabe der gesetzlndere folgende Rechte zu:

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 liteitet, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrerbesonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen.

Wir verarbeiten die betroffenen personenbezogenen Daten anschlie&denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründefür die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die unter Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten wenden.

13 Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungsdaten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Hierzu können insbesondere Kontaktdaten, Lebenslauf, ZeugnisKorrespondenz und weitere von Ihnen übermittelte Angabengehören.

Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG in Verbin DS-GVO.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine Einwilligung in einrliegt oder eine weitere Speicherung zur Geltendmachung,Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

14 Rechtsgrundlagen der Ver

Je nach Verarbeitungszweck stützen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO – Einwilligung der betroffenen Person
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO – Durchfülig;nahmen und Erfüllung eines Vertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO – Wahrung unsoder der berechtigten Interessen eines Dritten
• § 26 BDSG – Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

15 Berechtigte Interessen

Soweit wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO st&uutigten Interessen insbesondere in:

• dem sicheren und wirtschaftlichen Betrieb unserer Websites und I
• der Gewährleistung von IT- und Informationssicherheit
• der Erkennung und Abwehr von Missbrauch, Betrug und Cyberangriff
• der Bearbeitung und Dokumentation geschäftlicher Anfragen
• der effizienten und nachvollziehbaren Erbringung von Supportleis
• der Verbesserung unserer Produkte, Systeme und Dienstleistungen
• der internen Organisation und Geschäftsoptimierung
• der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche

16 Speicherdauer

Sofern in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speihern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zurErfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist.

Bei der Festlegung der Speicherdauer berücksichtigen wir ins

• die Dauer der Geschäfts- und Vertragsbeziehung
• die Erforderlichkeit für Support, Wartung und technische Dokumentation
• gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
• gesetzliche Verjährungsfristen
• die Erforderlichkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Vertml;che
• bestehende Einwilligungen und deren Widerruf

Nach Ablauf der jeweils maßgeblichen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern kein weiterer rechtmäßiger Speicherungsgrund besteht.

17 Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten kann gesetzhrieben oder für einen Vertragsabschluss beziehungsweise dieDurchführung eines Vertrags erforderlich sein.

Ohne die erforderlichen Angaben können wir insbesondere:

• kein Kundenkonto einrichten
• keinen Vertrag abschließen oder durchführen
• keine Bestellung oder Beauftragung bearbeiten
• keine Supportanfrage zuverlässig zuordnen und bearbeiten
• bestimmte gesetzliche Pflichten nicht erfüllen

Freiwillige Angaben sind als solche nicht zwingend erforderlich. williger Angaben hat grundsätzlich keine nachteiligenFolgen.

18 Automatisierte Entscheid

Wir setzen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlichml;chtigt.

19 Besucherstatistik und Reichweitenmessung

Zur Auswertung der Nutzung unserer Website betreiben wir eine eignmessung. Die Erfassung und Auswertung erfolgt ausschließlichin unserem eigenen System; es werden keine Daten an Dritte übermittelt und keine Cookies von Drittanbietern gesetzt.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse (ohne Einwilligung gekürzt/anonymisiert, mit Einli>
• Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs
• aufgerufene Seite beziehungsweise Seitentyp
• Referrer sowie die Herkunft des Zugriffs (zum Beispiel Suchmaschine, Verweis, Kampagnenparameter)
• Browser, Betriebssystem und Geräteklasse
• Spracheinstellung des Browsers

Zur Unterscheidung einzelner Besuche bilden wir ein pseudonymes Besuchermerkmal. Ein Rückschluss auf Ihre Identität ist uns dadurch nicht möglich.

Die Verarbeitung dient dazu, die Nutzung unserer Website zu verstehen, unser Angebot zu verbessern sowie automatisierte Zugriffe (Bots) und missbräuchliche Zugriffe zu erkennen und abzuwehren.

Verarbeitung ohne Einwilligung

Ohne Ihre Einwilligung verarbeiten wir die vorgenannten Daten ausierter Form; insbesondere wird Ihre IP-Adresse gekürzt, sodasskein Bezug zur vollständigen IP-Adresse hergestellt werden kann.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unegt in einer datensparsamen, anonymen Reichweitenmessung sowie in der Sicherheit und Stabilität unseres Onlineangebots.

Verarbeitung mit Einwilligung

Nur wenn Sie im Consent-Banner der Kategorie „Statistik“ zugestimmt haben, verarbeiten wir zusätzlich Ihre vollständige IP-Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über die Einstellungen des Consent-Banners.

Speicherdauer

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die längstens jedoch 365 Tage. Danach werden sie gelöscht oderanonymisiert.