Datenschutzerklärung

1 Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe der Datenschutz-Grundverordnung.

• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
• Betroffene Person: Jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Verarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.
• Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.
• Empfänger: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden.

2 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

3 Cookies

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Speichertechnologien verwenden. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert oder von diesem ausgelesen werden.

Technisch notwendige Cookies werden eingesetzt, um grundlegende Funktionen, die Sicherheit, die Anmeldung, die Sitzungsverwaltung und die ordnungsgemäße Darstellung unserer Website zu ermöglichen.

Soweit nicht technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt deren Verwendung nur auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO bei technisch notwendigen Cookies sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO bei einwilligungspflichtigen Cookies.

4 Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Websites und Onlineangebote können durch den eingesetzten Webserver automatisch folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Aufgerufene Seite oder Datei
• Übertragene Datenmenge
• HTTP-Statuscode
• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Endgeräts, soweit dieser übermittelt wird

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Fehleranalyse sowie zur Erkennung und Abwehr missbräuchlicher oder schädlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb unserer IT-Systeme und Onlineangebote.

5 Registrierung

Wenn Sie sich als Geschäftskunde oder Geschäftspartner registrieren, verarbeiten wir insbesondere folgende Angaben:

• Firmenname
• Name des Ansprechpartners
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Geschäftliche Telefonnummer
• Rechnungs- und Geschäftsanschrift
• Zugangsdaten und Benutzerkonto
• Weitere freiwillig übermittelte Angaben

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO.

6 Newsletter

Sofern wir einen Newsletter anbieten, erfolgt die Anmeldung grundsätzlich im Double-Opt-In-Verfahren. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie um Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden.

Im Rahmen der Anmeldung können die E-Mail-Adresse, der Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung sowie die zur Anmeldung verwendete IP-Adresse verarbeitet werden.

Diese Angaben dienen der Versendung des Newsletters sowie dem Nachweis einer ordnungsgemäß erteilten Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

7 Newsletter-Tracking

Unsere Newsletter können Zählpixel oder individualisierte Links enthalten, mit denen Öffnungs- und Klickraten ausgewertet werden.

Dadurch kann insbesondere festgestellt werden, ob eine Nachricht geöffnet und welcher Link angeklickt wurde.

Ein personenbezogenes Newsletter-Tracking erfolgt nur, wenn hierfür eine wirksame Einwilligung vorliegt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder auf einem anderen Kommunikationsweg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

• Name und Firmenname
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Inhalt und Zeitpunkt Ihrer Nachricht
• Vertrags-, Kunden- oder Projektdaten
• Von Ihnen übermittelte Dokumente und Anhänge

Bezieht sich die Anfrage auf einen Vertrag oder auf vorvertragliche Maßnahmen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

In anderen Fällen erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer ordnungsgemäßen Bearbeitung geschäftlicher Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

9 Support- und Ticketsystem (Kundenportal)

Für die Bearbeitung von Support-, Service- und Projektanfragen betreiben wir unter der Domain techneo.support ein eigenes Ticketsystem mit Kundenportal.

Wenn Sie eine Anfrage über das Support-Widget, das Kundenportal oder per E-Mail an eine unserer Support-Adressen stellen, verarbeiten wir die dabei anfallenden personenbezogenen Daten zur Entgegennahme, Zuordnung, Bearbeitung, Dokumentation und Beantwortung Ihres Anliegens.

Verarbeitete Daten

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und geschäftliche E-Mail-Adresse
• Firmenname, Kundennummer und weitere Angaben zur Zuordnung des Kundenkontos
• bei einer Registrierung im Kundenportal ein Passwort, das nicht im Klartext, sondern ausschließlich in Form eines kryptografischen Hashwertes gespeichert wird
• Betreff, Inhalt und Verlauf Ihrer Anfrage sowie unsere Antworten
• Status, Priorität, Zuständigkeit und Bearbeitungsverlauf des Tickets
• freiwillig übermittelte Dateien, Screenshots und sonstige Anhänge
• technische Metadaten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browserinformationen sowie das betroffene Support-Postfach
• Informationen über versendete und empfangene E-Mail-Benachrichtigungen

Automatischer Abruf von Support-E-Mails

An unsere Support-Postfächer gerichtete E-Mails werden automatisiert über das IMAP-Protokoll abgerufen und dem Ticketsystem beziehungsweise einem bestehenden Ticket zugeordnet.

Dabei werden insbesondere Absenderadresse, Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt, Zeitstempel, Nachrichtenkennungen und gegebenenfalls beigefügte Anhänge verarbeitet.

Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Entgegennahme und Zuordnung von Support- und Serviceanfragen
• Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens
• Kommunikation mit Kunden und Ansprechpartnern
• Dokumentation der Kommunikation und der erbrachten Leistungen
• Analyse und Behebung technischer Fehler und Störungen
• Nachvollziehbarkeit bereits durchgeführter Arbeiten und Lösungswege
• Qualitätssicherung und Verbesserung unserer Supportleistungen
• Schutz des Ticketsystems vor Missbrauch und unberechtigten Zugriffen
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche

Schutz vor Missbrauch

Die Verarbeitung von IP-Adressen und weiteren technischen Metadaten dient auch dem Schutz des Ticketsystems vor missbräuchlichen oder automatisierten Zugriffen.

Hierzu können insbesondere Spam- und Brute-Force-Schutz, die Begrenzung der Anfrage- und Anmeldehäufigkeit sowie temporäre oder dauerhafte Sperrlisten eingesetzt werden.

Rechtsgrundlagen

Steht Ihre Anfrage im Zusammenhang mit der Anbahnung, Durchführung oder Abwicklung eines Vertrags, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Die Verarbeitung zur effizienten Organisation unseres Supports, zur Dokumentation der Kundenkommunikation sowie zum Schutz unserer Systeme vor Missbrauch erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere in einer effizienten und nachvollziehbaren Kundenbetreuung, einem sicheren Betrieb des Ticketsystems, der Abwehr von Spam und Angriffen sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten gespeichert werden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO.

Einsatz einer KI-gestützten Textfunktion

Zur Formulierung, sprachlichen Verbesserung und Überarbeitung unserer Antworten können unsere Mitarbeiter optional eine KI-gestützte Textfunktion einsetzen.

Bei Verwendung dieser Funktion wird der jeweils zur Bearbeitung ausgewählte Antworttext an folgenden Dienstleister übermittelt:

Die Verarbeitung erfolgt über die kommerzielle Claude-API. Anthropic verarbeitet die übermittelten Daten im Rahmen der vereinbarten kommerziellen Bedingungen und des einbezogenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Die KI-Funktion wird ausschließlich zur Unterstützung unserer Mitarbeiter eingesetzt. Eine automatisierte Entscheidung über Ihr Anliegen findet nicht statt. Die von der KI vorgeschlagenen Texte werden vor ihrer Verwendung von einem Mitarbeiter geprüft und können geändert oder verworfen werden.

An Anthropic werden nur die Textbestandteile übermittelt, die für die jeweilige sprachliche Bearbeitung erforderlich sind. Soweit möglich, werden nicht benötigte personenbezogene Daten vor der Übermittlung entfernt oder anonymisiert. Datei-Anhänge werden nicht automatisch an die KI-Funktion übermittelt, sofern dies nicht ausdrücklich für die Bearbeitung erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung einer vertragsbezogenen Anfrage erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten, verständlichen und qualitativ hochwertigen Kundenkommunikation.

Drittlandübermittlung

Bei der Nutzung der Claude-API können personenbezogene Daten in die Vereinigten Staaten von Amerika übermittelt und dort verarbeitet werden.

Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der mit Anthropic vereinbarten datenschutzrechtlichen Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln, soweit keine andere zulässige Rechtsgrundlage für die Drittlandübermittlung besteht.

Verwendung der Daten durch Anthropic

Nach den Bedingungen für kommerzielle Anthropic-Produkte werden die über die API übermittelten Ein- und Ausgaben standardmäßig nicht zum Training der allgemeinen KI-Modelle von Anthropic verwendet.

Abweichungen können insbesondere gelten, wenn Inhalte ausdrücklich als Feedback übermittelt, für Trainingszwecke freigegeben oder aufgrund gesetzlicher oder sicherheitsbezogener Anforderungen verarbeitet werden.

Speicherdauer bei Anthropic

Anthropic löscht Ein- und Ausgaben der kommerziellen API nach den geltenden Standardbedingungen grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach Eingang beziehungsweise Erstellung.

Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn eine abweichende Vereinbarung besteht, die Speicherung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist oder Daten zur Erkennung und Abwehr eines Verstoßes gegen Nutzungs- oder Sicherheitsrichtlinien benötigt werden.

Empfänger und Zugriffsberechtigung

Zugriff auf die im Ticketsystem gespeicherten Daten erhalten grundsätzlich nur Mitarbeiter und eingesetzte Fachkräfte, die diese Daten zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens benötigen.

Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung oder Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Sie eingewilligt haben oder eine andere datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt.

Speicherdauer und Löschung der Tickets

Ticket-Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Dokumentation der Kommunikation und zur Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistungen erforderlich ist.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach dem Inhalt des Tickets, dem zugrunde liegenden Vertrags- oder Geschäftsverhältnis sowie den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf der jeweils maßgeblichen Fristen werden die Tickets und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Tickets können durch hierzu berechtigte Mitarbeiter gelöscht werden.

Speicherdauer von Sperrlisten

Einträge in Sperrlisten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erkennung und Abwehr weiterer Spam-, Betrugs- oder Missbrauchsversuche erforderlich ist.

Die Erforderlichkeit der weiteren Speicherung wird regelmäßig geprüft. Nicht mehr benötigte Einträge werden gelöscht.

10 Blog-Kommentare

Sofern auf unserer Website eine Kommentarfunktion angeboten wird, verarbeiten wir bei der Veröffentlichung eines Kommentars insbesondere:

• Inhalt des Kommentars
• Angegebenen Namen oder Benutzernamen
• Zeitpunkt der Veröffentlichung
• IP-Adresse
• Gegebenenfalls die angegebene Website oder E-Mail-Adresse

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Kommentarfunktion sowie zur Erkennung und Abwehr rechtswidriger, missbräuchlicher oder schädlicher Inhalte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

11 Löschung und Sperrung

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Verjährungsfristen oder andere rechtliche Gründe eine weitere Speicherung verlangen.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist ab, werden die personenbezogenen Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen gelöscht, anonymisiert oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Eine sofortige Löschung kann insbesondere ausgeschlossen sein, wenn die Daten noch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche benötigt werden.

12 Betroffenenrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DS-GVO verarbeitet, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen.

Wir verarbeiten die betroffenen personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die unter Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten wenden.

13 Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungsdaten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Hierzu können insbesondere Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Korrespondenz und weitere von Ihnen übermittelte Angaben gehören.

Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine Einwilligung in eine längere Speicherung vorliegt oder eine weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

14 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Je nach Verarbeitungszweck stützen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO – Einwilligung der betroffenen Person
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung eines Vertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO – Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten
• § 26 BDSG – Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

15 Berechtigte Interessen

Soweit wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO stützen, liegen unsere berechtigten Interessen insbesondere in:

• dem sicheren und wirtschaftlichen Betrieb unserer Websites und IT-Systeme
• der Gewährleistung von IT- und Informationssicherheit
• der Erkennung und Abwehr von Missbrauch, Betrug und Cyberangriffen
• der Bearbeitung und Dokumentation geschäftlicher Anfragen
• der effizienten und nachvollziehbaren Erbringung von Supportleistungen
• der Verbesserung unserer Produkte, Systeme und Dienstleistungen
• der internen Organisation und Geschäftsoptimierung
• der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche

16 Speicherdauer

Sofern in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist.

Bei der Festlegung der Speicherdauer berücksichtigen wir insbesondere:

• die Dauer der Geschäfts- und Vertragsbeziehung
• die Erforderlichkeit für Support, Wartung und technische Dokumentation
• gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
• gesetzliche Verjährungsfristen
• die Erforderlichkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche
• bestehende Einwilligungen und deren Widerruf

Nach Ablauf der jeweils maßgeblichen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern kein weiterer rechtmäßiger Speicherungsgrund besteht.

17 Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten kann gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss beziehungsweise die Durchführung eines Vertrags erforderlich sein.

Ohne die erforderlichen Angaben können wir insbesondere:

• kein Kundenkonto einrichten
• keinen Vertrag abschließen oder durchführen
• keine Bestellung oder Beauftragung bearbeiten
• keine Supportanfrage zuverlässig zuordnen und bearbeiten
• bestimmte gesetzliche Pflichten nicht erfüllen

Freiwillige Angaben sind als solche nicht zwingend erforderlich. Eine Nichtbereitstellung freiwilliger Angaben hat grundsätzlich keine nachteiligen Folgen.

18 Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.